상장 한 장을 만드는 데 얼마나 걸릴까요. 이름을 확인하고, 작품명을 적고, 시상 내용을 맞추고, 출력해서 봉투에 넣는 데 몇 분이면 될 거예요. 그런데 그 상장이 1,500여 장이라면 이야기가 달라져요. 이번 제작이야기는 그 숫자 앞에서 밤을 새우던 분들에게서 시작돼요.
취약계층의 자립을 돕고 지구 환경을 지키는 활동을 하는 국제구호개발 NGO에서 연락이 왔어요. 이 단체는 전 세계 어린이들과 함께 그림 대회를 열어 해양오염에 대한 경각심과 환경 보전의 중요성을 알리고 있어요. 그리고 우수작뿐 아니라 참가한 모든 어린이에게 상장을 주고 있었어요.
무엇이 그렇게 힘들었을까요?
좋은 취지였지만, 참가자가 1,500여 명이었으니 상장도 1,500여 장을 만들어야 했어요. 지난 대회 때는 직원 네 분이 이틀 밤을 꼬박 새워 제작을 마쳤다고 해요.
그런데 어려움은 거기서 끝나지 않았어요. 전 세계가 함께하는 캠페인이라 국내는 물론 해외로도 상장을 보내야 했어요. 매번 배송까지 신경 써야 하는 상황이었죠. 상담에서 이 이야기를 들었을 때, 문제는 상장 디자인이 아니라 '만들고 보내는 과정 전체'라는 게 분명해 보였어요. 이름 철자 하나만 틀려도 다시 만들어 다시 보내야 하는 구조라, 시간뿐 아니라 실수에 대한 부담도 컸을 거예요.
어떤 방향으로 풀었을까요?
저희가 정한 방향은 상장을 사람이 하나씩 만들지 않고, 시스템이 만들어 수상자에게 바로 전달하는 것이었어요. 그래서 상장 발급 프로그램 개발을 시작했어요. 쉬운 작업은 아니었지만, 끝내 원하는 형태로 완성할 수 있었어요.
완성된 프로그램에서 담당자가 하는 일은 이제 간단해요. 관리자 페이지에서 접수된 참가자의 정보를 입력하기만 하면 돼요.
- 참가자 이름
- 작품명
- 시상 내용
- 발행 번호
이 정보가 들어가면 정해진 양식에 맞춰 상장이 자동으로 만들어져요. 발행 번호가 함께 들어가니, 나중에 어떤 상장이 누구에게 발급되었는지 확인하기도 쉬워요.
이런 발급 양식을 만들 때 신경 써야 할 부분이 있어요. 이름이 짧은 참가자와 긴 참가자, 한글 이름과 영문 이름이 모두 같은 자리에 단정하게 들어가야 해요. 글자 수가 달라도 상장의 균형이 무너지지 않도록 양식을 설계하는 것이 자동 발급의 숨은 핵심이에요.
해외 참가자에게는 어떻게 보냈을까요?
이 프로그램의 또 다른 핵심은 전달 방식이에요. 상장이 PDF 파일로 만들어지기 때문에 이메일로 바로 보낼 수 있어요. 국내든 해외든 거리와 상관없이 쉽고 빠르게 전달돼요. 우편으로 보낼 때 걸리던 시간과 비용, 분실 걱정도 함께 줄어들어요.
'전 세계'라는 캠페인의 이름에 맞게 국문과 영문을 모두 지원하도록 만들었어요. 해외 참가자는 영문 상장을, 국내 참가자는 국문 상장을 받을 수 있어요. 받은 PDF는 가정에서 직접 출력해 간직할 수도 있어요. 종이 상장을 다시 만들어 보내는 수고 없이, 같은 파일을 다시 전달하면 되니 재요청에도 부담이 적어요.
결과는 어땠을까요?
손으로 만들던 공정이 자동화된 관리 시스템으로 바뀌었어요. 이번 그림 대회를 이 프로그램으로 무사히 마쳤다는 소식을 들었을 때, 제작팀 모두 내심 뿌듯했어요. 직원분들이 밤을 새우는 대신 대회의 본래 목적에 시간을 쓸 수 있게 되었다는 점이 가장 기뻤어요.
정리하면 이 프로그램이 바꾼 것은 세 가지예요. 만드는 시간이 줄었고, 보내는 거리가 사라졌고, 발급 기록이 남게 되었어요. 손으로 하던 일을 시스템에 맡기면, 사람은 사람만 할 수 있는 일에 집중할 수 있어요.
이 구조는 상장에만 쓰이는 게 아니에요. 자격증, 증명서, 수료증, 인증서처럼 정해진 양식에 개인 정보를 넣어 발급하는 문서라면 같은 방식으로 만들 수 있어요. 교육 기관의 수료증이나 협회의 자격증처럼 발급량이 많은 곳일수록 효과가 커요. 정보를 한 번에 여러 건 등록하는 기능을 더하면, 행사가 끝난 날 바로 모든 참가자에게 발급을 마칠 수도 있어요.
이런 기능 개발은 누구에게 맡겨야 할까요?
요즘은 수주한 작업을 다른 곳에 다시 맡기는 경우도 있다고 해요. 그러다 보면 프로젝트 관리가 느슨해지고 피드백이 늦어져 결과물의 완성도가 떨어지기 쉬워요. 발급 프로그램처럼 단체의 업무 흐름을 정확히 이해해야 하는 기능일수록, 처음 상담한 팀이 끝까지 직접 개발하는 게 중요해요. 이 프로젝트도 외주 없이 직접 개발했어요.
크로스디자인랩은 지금도 이런 맞춤 기능을 만들 때, 화면보다 업무 흐름을 먼저 그려요. 누가 어떤 정보를 언제 입력하고, 결과물이 어디로 가는지요. 반복 업무를 홈페이지 기능으로 바꾸고 싶으시다면 상담 신청으로 지금의 업무 방식을 편하게 들려주세요.